Ürituse planeerimine algab täpse külaliste arvu kindlaksmääramisest ja selgest arusaamast, millises formaadis kohtumine korraldatakse. Õhtusöögiks laudade taga on vaja üht tüüpi lahendusi, konverentsiks, kokteilipiduks või tantsupõrandaga peoks aga teistsuguseid. Õigesti valitud bankettmööbel aitab vältida kitsust, tagab mugava liikumise ja võimaldab saali või väliruumi olemasolevat pinda ratsionaalselt ära kasutada.
Hinnake esmalt ürituse formaati
Külaliste arv on peamine orientiir, kuid see ei anna vastust kõigile küsimustele. Tuleb teada, kas inimesed istuvad kogu aeg laudade taga või toimub osa üritusest seistes. Näiteks ametliku õhtusöögi puhul on vaja planeerida koht igale külalisele, kuid buffet-õhtusöögi ajal võib piisata väiksemast istumiskohtade arvust. Kui tegemist on pulmade, juubeli või ettevõtte õhtusöögiga, arvestatakse tavaliselt üks istumiskoht iga osaleja kohta. Konverentsidel või seminaridel võib banketttoole paigutada ridadesse, mistõttu on laudu vaja vähem või pole neid üldse vaja. Samal ajal on toitlustamisega ürituste puhul oluline arvestada mitte ainult laudade ja toolidega, vaid ka ruumiga liikumiseks, teenindamiseks ja võimaliku lava jaoks.
Toolide arvu arvutamine külaliste järgi
Lihtsaim reegel – üks tool ühele külalisele. Praktikas on siiski mõistlik jätta 5–10 protsenti varu, eriti kui külaliste nimekiri võib veel muutuda. Kui planeeritakse 50 külalist, on turvaline varuda vähemalt 53–55 tooli. Kui üritusel osaleb 100 inimest, on kasulik varuda 105–110 tooli. Varutoolid tulevad kasuks mitte ainult lisakülaliste saabumisel. Neid võib vaja minna esinejatele, saatejuhile, personalile, lastealale või puhkenurgale. Samuti tasub kaaluda, kas kõiki toole kasutatakse ühes kohas. Mõnikord peab osa neist olema pealauade juures, osa aga ooteruumis, terrassil või registreerimislaua juures.
Lauade arv ja istumiskava
Bankettlauad arvestatakse enamasti nende kuju ja suuruse järgi. Ümmarguse, läbimõõduga 150–180 cm laua taha mahub tavaliselt mugavalt 8–10 inimest. 180 cm pikkuse ristkülikukujulise laua taha mahub sageli 6 inimest, pikema, 240 cm pikkuse laua taha aga umbes 8 inimest, sõltuvalt toolide laiusest ja serveerimisviisist. Kui üritusel osaleb 40 külalist, võib vaja minna 4–5 ümmargust lauda või 6–7 ristkülikukujulist lauda. 80 külalise ürituseks planeeritakse sageli umbes 8–10 ümmargust lauda või 10–14 ristkülikukujulist lauda. 120 külalise üritusel oleks vaja umbes 12–15 ümmargust lauda, kuid täpne arv sõltub valitud paigutusest.
Ruumi liikumiseks ja teenindamiseks
Sageli tehakse viga, et arvestatakse ainult mööbli kogust, jättes liikumiseks liiga vähe ruumi. Lauade vahel peaks jääma mugavad liikumisruumid külalistele ja teenindavale personalile. Kui toit tuuakse laudadele, on vaja rohkem ruumi kui iseteeninduse või buffet-laua puhul. Iga laua ümber tuleb jätta ruumi toolide tagasitõmbamiseks. Samuti on oluline ette näha sisse- ja väljapääsud, tualettide asukoht ning lava või tantsupõranda asukoht. Isegi kui mööblit on piisavalt, võib selle ebaõige paigutus tekitada ummikuid ja vähendada ürituse mugavust.
Kiire meeldetuletus planeerimiseks
Väikesele 20–30 külalise üritusele piisab tavaliselt 20–30 toolist, mitmest ristkülikukujulisest või 3 ümmargusest lauast. 50 külalise ürituseks tuleks arvestada umbes 55 tooli ja 5–7 lauda, sõltuvalt nende suurusest. 100 külalise ürituse jaoks tasub planeerida umbes 105–110 tooli ja 10–13 lauda. Kõige täpsema tulemuse saab siis, kui mööbli kogust kohandatakse ruumi plaaniga. Enne tellimist tasub teada saali mõõtmeid, valida istumiskava ja arvestada lisavaldkondadega: toidulauad, kingituste paigutus, baar, lava või tantsupõrand.
