Ürituse korraldamine on tihedalt seotud ka kvaliteetse varustuse olemasoluga, sest hästi planeeritud ja kvaliteetne varustus on ürituse selgroog, mis toetab nii sündmuse praktilist teostust kui ka ürituse emotsionaalset mõju osalejatele. Varustus peab loomulikult vastama ürituse formaadile ja sihtgrupile. Näiteks väliüritus vajab ilmastikukindlaid telke, samas kui seminar vajab projektorit ja ekraani. Sellisteks olukordadeks sobivad suurepäraselt üritustelgid ja paviljonid, mis pakuvad kaitset tuule, vihma või tugeva päikese eest.
Tonro veebilehel aadressil leiad ürituste korraldamiseks vajaliku varustuse, sealhulgas näiteks lavapoodiumi koos vajalike detailidega, kaarlava, vahukahuri ja professionaalsed vahuvedeliku kontsentraadid. Sise- või välitingimustes toimuvaid üritusi aitab paremini korraldada kokkupandav põrandakate, mis tagab stabiilse ja visuaalselt meeldiva pinna lavale või külaliste alale.
Mis on ürituse varustus ja miks see on oluline?
Ürituse varustus hõlmab kõiki füüsilisi ressursse ja seadmeid, mis on vajalikud ürituse korraldamiseks, näiteks heli- ja valgustehnika, mööbel, dekoratsioonid, telgid, ürituse lavatehnika, toitlustusvahendid ja turvaseadmed.
Kvaliteetne ürituse varustus tagab ürituse sujuva kulgemise, pakkudes osalejatele vajalikke mugavusi ja tehnilist tuge. Õige varustus loob meeldiva atmosfääri ja tõstab osalejate rahulolu ning kvaliteetne ja sobiv varustus vähendab ürituse korraldamisega seotud riske, näiteks tehnilisi rikkeid või õnnetusi.
Professionaalne ürituse tehniline varustus peegeldab loomulikult ka korraldaja usaldusväärsust ja tema tähelepanu detailidele.
Erinevat tüüpi ürituse varustus
Need on erinevat tüüpi ürituse varustused kategooriate kaupa, mida kasutatakse eri tüüpi sündmustel – alates firmapidudest kuni pulmade, festivalide ja konverentsideni.
- Katused ja varjualused (näiteks telgid, varikatused ja paviljonid, lava- ja katusekonstruktsioonid, tuule- ja vihmakaitsed);
- Mööbel (näiteks ümmargused või kandilised banketilauad, kõrged kokteililauad ja baariletid, kokkupandavad, pehme kattega või dekoratiivsed toolid ja mööblikatted). Tüüpilisteks lahendusteks on kokkupandavad toolid ja peolauad, mida on lihtne transportida, ladustada ja sobitada erineva stiiliga sündmustele;
- Valgustehnika (näiteks LED-paneelid, valgusketid, laternad, küünlavalgus, lavalaternad ja kohtvalgustus ning värvimuutvad valguslahendused);
- Helitehnika (näiteks kõlarid ja võimendid, mikserpuldid, juhtmega ja juhtmevabad mikrofonid);
- Lava ja esitlusvarustus (näiteks erineva suuruse ja kõrgusega lavaplatvormid, ekraani- ja projektorilahendused, poodiumid ja kõnepuldid). Lisaks on olulised ka kokkupandavad põrandad, mis tagavad stabiilse aluse nii lavale kui ka pealtvaatajatele, eriti välitingimustes toimuval üritusel;
- Toitlustusvarustus (näiteks serveerimislauad, termonõud ja kandikud, külmletid ja minibaarid, kohvimasinad, nõud, klaasid, söögiriistad);
- Tehniline varustus (näiteks generaatorid ja voolujaoturid, pikendusjuhtmed ja kaablikatted, akulaadimisjaamad külastajatele);
- Muu praktiline varustus (näiteks porügikastid ja jäätmesorteerimisjaamad, turvapiirded ja lintpiirded, WC-moodulid ja kätepesujaamad). Rahvamasside liikumise korraldamiseks sobivad ideaalselt lintpiirded ja postipiirded, mis aitavad külastajate voogu suunata turvalisel viisil.
Kuidas valida sobiv ürituse varustus?
Ürituse varustuse valimiseks määra ürituse eesmärk ja formaat. Mõtle, kas tegemist on ametliku konverentsi, vabaõhufestivali või privaatse peoga. Eesmärk määrab vajaliku varustuse tüübi. Suuremad üritused nõuavad rohkem mööblit, võimsamat heli ja valgustust. Ruumi suurus ja tüüp (sise- või väliruum) mõjutavad telkide, põrandakatete või kütteseadmete vajadust. Eriti just välitingimustes toimuval üritusel on kasulik kasutada gaasisoojendeid või infrapunasoojendeid, mis tagavad külalistel mõnusa olemise ka jaheda ilmaga.
Arvesta ürituse stiili ja teemaga, sest dekoratsioonid ja mööbel peaksid sobima ürituse visuaalse kontseptsiooniga. Näiteks rustikaalne pulm vajab puitmööblit, mitte modernseid kroomtoole. Vali sertifitseeritud ja kontrollitud seadmed, et vältida rikkeid. Planeeri kindlasti ka turvameetmed, näiteks evakuatsiooniteed ja esmaabivahendid.
Õige ürituse varustuse valik tagab sündmuse sujuva kulgemise, osalejate rahulolu ja ohutuse. Võtmesõnad on planeerimine, eelarve, kvaliteet ja koostöö professionaalsete partneritega.
